Analisis Penyebab Masalah

Analisis Penyebab Masalah

Dalam pengobatan, mudah untuk memahami perbedaan antara mengobati gejala dan menyembuhkan kondisi. Pergelangan tangan yang rusak, misalnya, sangat menyakitkan! Tapi obat penghilang rasa sakit hanya akan menghilangkan gejala; Anda memerlukan perawatan yang berbeda untuk membantu penyembuhan tulang Anda dengan benar.

Tapi apa yang Anda lakukan bila Anda memiliki masalah di tempat kerja? Apakah Anda langsung melompat dan mengobati gejalanya, atau apakah Anda berhenti untuk mempertimbangkan apakah sebenarnya ada masalah yang lebih dalam yang memerlukan perhatian Anda? Jika Anda hanya memperbaiki gejala - apa yang Anda lihat di permukaan - masalahnya hampir pasti akan kembali, dan perlu diperbaiki lagi, dan lagi.

Namun, jika Anda melihat lebih dalam untuk mencari tahu apa yang menyebabkan masalah ini, Anda dapat memperbaiki sistem dan proses yang mendasarinya sehingga berjalan dengan baik.

Root Cause Analysis (RCA) adalah teknik populer dan sering digunakan yang membantu orang menjawab pertanyaan mengapa masalah terjadi di tempat pertama. Ini bertujuan untuk mengidentifikasi asal mula masalah dengan menggunakan serangkaian langkah tertentu, dengan alat yang terkait, untuk menemukan penyebab utama masalah, sehingga Anda dapat:

·         Tentukan apa yang terjadi.

·         Tentukan mengapa hal itu terjadi.

·         Cari tahu apa yang harus dilakukan untuk mengurangi kemungkinan hal itu akan terjadi lagi.

RCA mengasumsikan bahwa sistem dan kejadian saling terkait. Tindakan di satu area memicu tindakan di area lain, dan yang lainnya, dan seterusnya. Dengan menelusuri kembali tindakan ini, Anda dapat menemukan di mana masalahnya dimulai dan bagaimana hal itu tumbuh menjadi gejala yang sekarang Anda hadapi.

Anda biasanya akan menemukan tiga jenis penyebab dasar:

1.      Penyebab Fisik – Benda atau material yang gagal berfungsi (misalnya, rem mobil berhenti bekerja).

2.      Penyebab Manusia - Orang melakukan sesuatu yang salah, atau tidak melakukan sesuatu yang dibutuhkan. Penyebab manusia biasanya menyebabkan penyebab fisik (misalnya, tidak ada yang mengisi cairan rem, yang menyebabkan rem gagal).

3.      Penyebab Organisasi – Kesalahan dalam suatu sistem, proses, atau kebijakan yang digunakan orang untuk membuat keputusan atau melakukan pekerjaan (misalnya, tidak ada orang yang bertanggung jawab atas perawatan kendaraan, dan setiap orang menduga orang lain telah mengisi cairan rem).

RCA melihat ketiga jenis penyebabnya. Ini melibatkan penyelidikan pola efek negatif, menemukan kelemahan tersembunyi dalam sistem, dan menemukan tindakan spesifik yang berkontribusi terhadap masalah tersebut. Ini sering berarti bahwa RCA mengungkapkan lebih dari satu akar penyebab.

Anda dapat menerapkan RCA ke hampir semua situasi. Menentukan seberapa jauh penyelidikan yang Anda perlukan. Secara teoritis, Anda dapat terus menelusuri akar penyebab sampai kembali ke Zaman Batu, namun usaha tersebut tidak akan berguna. Berhati-hatilah untuk memahami kapan Anda menemukan penyebab signifikan yang sebenarnya bisa diubah.

Proses Analisis Penyebab Akar

RCA memiliki lima langkah identifikasi.

Langkah Pertama: Tentukan Masalahnya

·         Apa yang kamu lihat terjadi?

·         Apa saja gejala spesifiknya?

Langkah Kedua: Kumpulkan Data

·         Bukti apa yang Anda miliki bahwa masalahnya ada?

·         Sudah berapa lama masalah itu ada?

·         Apa dampak dari masalah ini?

Anda perlu menganalisis situasi sepenuhnya sebelum Anda dapat melanjutkan untuk melihat faktor-faktor yang berkontribusi terhadap masalah. Untuk memaksimalkan keefektifan RCA Anda, kumpulkan semua orang - pakar dan staf garis depan - yang mengerti situasinya. Orang yang paling akrab dengan masalah ini dapat membantu Anda dalam memahami masalah dengan lebih baik.

Langkah Tiga: Identifikasi Faktor Penyebab Yang Mungkin

·         Urutan apa yang menyebabkan masalah?

·         Kondisi apa yang memungkinkan terjadinya masalah?

·         Apa masalah lain seputar terjadinya masalah sentral?

Selama tahap ini, identifikasi sebanyak mungkin faktor kausal. Terlalu sering, orang mengidentifikasi satu atau dua faktor dan kemudian berhenti, tapi itu tidak cukup. Dengan RCA, Anda tidak ingin hanya mengobati penyebab yang paling jelas - Anda ingin menggali lebih dalam.

Gunakan konsep ini untuk membantu mengidentifikasi faktor penyebab:

·         Apresiasi - Gunakan fakta dan tanyakan "Jadi apa?" untuk menentukan semua kemungkinan konsekuensi sebuah fakta.

·         5 Whys? - Tanya "mengapa?" sampai Anda sampai pada akar masalahnya.

·         Drill Down - Turunkan masalah menjadi bagian kecil yang detil untuk lebih memahami gambaran besarnya.

·         Diagram Penyebab dan Akibat - Buat bagan dari semua faktor penyebab yang mungkin terjadi, untuk melihat di mana masalahnya mungkin dimulai.

Langkah Keempat: Identifikasi Penyebab Akar

·         Mengapa faktor kausal ada?

·         Apa alasan sebenarnya masalahnya?

Gunakan alat yang sama dengan yang Anda gunakan untuk mengidentifikasi faktor penyebab (pada Langkah Tiga) untuk melihat akar dari setiap faktor. Alat ini dirancang untuk mendorong Anda menggali lebih dalam pada setiap tingkat sebab dan akibat.

Langkah Kelima: Merekomendasikan dan Terapkan Solusi

·         Apa yang bisa Anda lakukan untuk mencegah agar tidak terjadi lagi?

·         Bagaimana solusinya diimplementasikan?

·         Siapa yang akan bertanggung jawab untuk itu?

·         Apa saja risiko penerapannya?

Analisis proses sebab dan akibat Anda, dan identifikasi perubahan yang diperlukan untuk berbagai sistem. Penting juga agar Anda merencanakan untuk memprediksi efek dari solusi Anda. Dengan cara ini, Anda bisa melihat potensi kegagalan sebelum terjadi.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Failure Mode dan Effects Analysis (FMEA). Alat ini dibangun berdasarkan gagasan analisis risiko untuk mengidentifikasi titik di mana solusi bisa gagal. FMEA juga merupakan sistem yang bagus untuk diterapkan di seluruh organisasi Anda; Semakin banyak sistem dan proses yang menggunakan FMEA di awal, semakin kecil kemungkinan Anda memiliki masalah yang memerlukan RCA di masa depan.

Analisis Dampak merupakan alat lain yang berguna untuk membantu Anda mengeksplorasi kemungkinan konsekuensi positif dan negatif dari perubahan pada berbagai bagian sistem atau organisasi.

Strategi hebat lainnya adalah Kaizen, atau perbaikan terus-menerus. Inilah gagasan bahwa perubahan kecil yang terus-menerus menciptakan sistem yang lebih baik secara keseluruhan. Kaizen juga menekankan bahwa orang-orang yang paling dekat dengan sebuah proses harus mengidentifikasinya untuk perbaikan. Ketika Kaizen hidup dan dilaksanakan di perusahaan Anda, akar permasalahan dapat diidentifikasi dan diselesaikan dengan cepat dan efektif.

Poin Utama

Root Cause Analysis adalah proses yang berguna untuk memahami dan memecahkan suatu masalah.

Cari tahu kejadian negatif apa yang terjadi. Kemudian, lihatlah sistem kompleks seputar masalah tersebut, dan identifikasi poin-poin kunci kegagalan. Akhirnya, tentukan solusi untuk mengatasi poin-poin kunci tersebut, atau akar penyebabnya.

Anda dapat menggunakan banyak alat untuk mendukung proses RCA Anda. Diagram Penyebab dan Akibat; dan 5 Whys merupakan bagian integral dari proses itu sendiri. Sementara FMEA dan Kaizen membantu meminimalkan kebutuhan akan RCA di masa depan.

Sebagai alat analisis, RCA adalah cara penting untuk melakukan penelaahan menyeluruh atas keseluruhan masalah yang komprehensif serta juga kejadian dan faktor yang menjadi penyebabnya.

Referensi :

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_80.htm (diakses tanggal 24 September 2017)

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis farid saifulloh — Minggu, 08 Oktober 2017 — Add Comment — Umum