Pendekatan Pencarian Akar Masalah dengan Metode “5 Whys?”

Pendekatan Pencarian Akar Masalah dengan Metode “5 Whys?”

Pernahkah Anda memiliki masalah yang kejadiannya berulang-ulang? Tidak peduli apa yang Anda lakukan, cepat atau lambat itu akan kembali, mungkin dalam bentuk lain.

Masalah yang membandel dan berulang sering merupakan gejala masalah yang lebih dalam. "Perbaikan cepat" mungkin terasa mudah, namun seringkali hanya memecahkan masalah permukaan dan dapat membuang sumber daya yang bisa digunakan untuk mengatasi penyebab sebenarnya.

Terdapat sebuah konsep yang bernama 5 Whys – sebuah konsep sederhana namun hebat untuk menyelesaikan dengan cepat permasalahan dan mengungkapkan penyebabnya, sehingga Anda dapat mengatasinya sekali dan untuk selamanya.

Asal dari 5 Whys

Sakichi Toyoda, salah satu bapak revolusi industri Jepang, mengembangkan teknik ini pada tahun 1930an. Dia adalah seorang industrialis, penemu dan pendiri Toyota Industries. Metodenya menjadi populer di tahun 1970an, dan Toyota masih menggunakannya untuk memecahkan masalah sampai saat ini.

Toyota memiliki filosofi "go and see". Ini berarti bahwa pengambilan keputusannya didasarkan pada pemahaman mendalam tentang apa yang sebenarnya terjadi di lapangan, bukan pada apa yang di ruang rapat mereka anggap mungkin terjadi.

Teknik 5 Whys sesuai dengan tradisi ini, dan ini paling efektif bila jawaban berasal dari orang-orang yang memiliki pengalaman langsung dalam proses pemeriksaan. Ini sangat sederhana: ketika sebuah masalah terjadi, Anda menelusuri akar masalahnya dengan bertanya "mengapa?" lima kali. Kemudian, ketika sebuah tindakan balasan menjadi jelas, Anda melaksanakannya untuk mencegah agar masalah tidak berulang.

Catatan:
5 Whys menggunakan "tindakan balasan", bukan solusi. Tindakan balasan adalah tindakan atau serangkaian tindakan yang berusaha mencegah masalah yang timbul lagi, sementara solusinya hanya berusaha mengatasi gejala tersebut. Dengan demikian, tindakan balasan lebih kuat, dan kemungkinan besar mencegah masalah berulang.

Kapan Menggunakan 5 Whys?

Anda dapat menggunakan 5 Whys untuk mengatasi masalah, peningkatan kualitas dan pemecahan masalah, namun paling efektif bila digunakan untuk menyelesaikan masalah yang sederhana atau cukup sulit.

Anda harus lebih berhati-hati saat mengatasi masalah kompleks atau kritis. 5 Whys Anda bisa mengejar satu jalur tunggal, atau sejumlah kecil jalur, penyelidikan perlu dilakukan bila ada banyak penyebab. Jika hal permasalahan kompleks terjadi, metode seperti Analisis Sebab dan Akibat atau Kegagalan Mode dan Analisis Efek mungkin lebih efektif.

Teknik sederhana ini, bagaimanapun, sering dapat mengarahkan Anda dengan cepat ke akar masalah. Jadi, kapan pun sebuah sistem atau proses tidak berjalan dengan baik, cobalah sebelum Anda memulai pendekatan yang lebih mendalam - dan tentu saja sebelum Anda mencoba mengembangkan solusinya.

Kesederhanaan alat ini juga memberikan fleksibilitas yang besar, dan menggabungkannya dengan metode dan teknik lain, seperti Root Cause Analysis. Metode ini juga digunakan dalam tahap analisis metodologi peningkatan kualitas Six Sigma.

Cara Menggunakan 5 Whys

Model ini mengikuti proses tujuh langkah yang sangat sederhana:

Langkah 1. Pasang Tim

Kumpulkan orang-orang yang akrab dengan detail masalah dan dengan proses yang ingin Anda perbaiki. Sertakan seseorang untuk bertindak sebagai fasilitator, yang dapat membuat tim tetap fokus untuk mengidentifikasi tindakan balasan yang efektif.

Langkah 2. Tentukan Masalahnya

Jika bisa, amati masalah yang sedang terjadi. Diskusikan dengan tim Anda dan tulislah sebuah pernyataan singkat dan jelas yang Anda setujui. Misalnya, "Tim A tidak memenuhi target waktu responsnya" atau "Pelepasan perangkat lunak B mengakibatkan terlalu banyak kegagalan rollback."

Kemudian, tuliskan pernyataan Anda di papan tulis, sisakan cukup ruang di sekitarnya untuk menuliskan jawaban Anda atas pertanyaan yang berulang, "Mengapa?"

Langkah 3. Tanyakan "Mengapa?” yang Pertama

Tanyakan kepada tim Anda mengapa masalah ini terjadi. (Misalnya, "Mengapa tim tidak memenuhi target waktu tanggapannya?")

Pertanyaan "mengapa?" mungkin terdengar sederhana, tapi menjawab itu membutuhkan aplikasi pemikiran yang cerdas. Mencari jawaban yang didasarkan pada fakta: mereka harus memiliki catatan tentang hal-hal yang sebenarnya terjadi - tidak menebak apa yang mungkin terjadi.

Ini mencegah 5 Whys menjadi sekadar proses penalaran deduktif, yang dapat menghasilkan sejumlah besar kemungkinan penyebab dan, terkadang, membuat lebih banyak kebingungan saat Anda mengejar masalah hipotetis.

Anggota tim Anda mungkin akan menemukan satu alasan yang jelas dan masuk akal. Catat jawaban mereka di bawah (atau di sebelah kanan) pernyataan masalah Anda sebagai frase ringkas, bukan kata-kata tunggal atau pernyataan panjang. Misalnya, mengatakan "volume panggilan terlalu tinggi" lebih baik daripada "kelebihan beban" yang kabur.

Langkah 4. Tanyakan "Mengapa?" Empat kali lagi

Bekerja secara berurutan di sepanjang salah satu jawaban yang Anda hasilkan di Langkah 3, tanyakan "mengapa" empat kali berturut-turut. Bingkai pertanyaan setiap kali menanggapi jawaban yang baru saja Anda rekam, dan lagi catat tanggapan Anda ke kanan.

Tip:

Cobalah untuk segera beralih dari satu pertanyaan ke pertanyaan berikutnya, sehingga Anda memiliki gambaran lengkap sebelum Anda melompat ke kesimpulan.

Diagram di bawah menunjukkan contoh 5 Whys in action dalam format sederhana, mengikuti satu jalur penyelidikan.

Gambar 1: 5 Whys (jalur tunggal)

5 Whys juga memungkinkan Anda mengikuti beberapa jalur penyelidikan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.

Dalam contoh kita, bertanya "Mengapa pengiriman terlambat?" mengidentifikasi jawaban kedua (Alasan 2). Bertanya "Mengapa?" Karena jawaban itu mengungkapkan satu alasan (Alasan 1), yang dapat Anda atasi dengan tindakan balasan.

Demikian pula, bertanya "Mengapa pekerjaan membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan?" memiliki jawaban kedua (Alasan 2), dan bertanya "Mengapa?" Pada titik ini mengungkapkan satu alasan (Alasan 1). "Mengapa?" di sini mengidentifikasi dua kemungkinan (Alasan 1 dan 2) sebelum kemungkinan tindakan balasan.

Ada juga alasan kedua mengapa "Mengapa kita kehabisan tinta printer" (Alasan 2), dan satu jawaban untuk "Mengapa?" (Alasan 1), yang kemudian bisa diatasi dengan counter-measure.

Gambar 2: 5 Whys (beberapa jalur)

 

Langkah 5. Tahu Kapan Berhenti

Akar penyebabnya akan terungkap ketika bertanya "mengapa" tidak menghasilkan respons yang lebih berguna lagi dan Anda tidak dapat melangkah lebih jauh. Perubahan ukuran atau proses yang sesuai kemudian menjadi jelas. (Seperti yang telah kami katakan sebelumnya, jika Anda tidak yakin apakah Anda telah menemukan akar penyebab sebenarnya, pertimbangkan untuk menggunakan teknik pemecahan masalah yang lebih mendalam seperti Analisis Sebab dan Akibat, Root Cause Analysis atau FMEA.)

Tip 1:

The "5" dalam 5 Whys benar-benar hanya sebuah "aturan praktis. "Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu terus bertanya" mengapa? "Beberapa kali sebelum Anda sampai ke akar masalahnya. Di sisi lain, Anda mungkin sampai pada titik ini sebelum Anda bertanya "mengapa" pada pertanyaan kelima Anda.

Yang penting adalah berhenti bertanya "mengapa?" jika tanggapan yang berguna/bermanfaat sudah tidak ada lagi.

Tip 2:

Sewaktu Anda bekerja melalui rangkaian pertanyaan Anda, Anda akan sering menemukan bahwa seseorang telah gagal melakukan tindakan yang diperlukan. Hal yang hebat tentang 5 Whys ini adalah meminta Anda untuk melangkah lebih jauh daripada menyalahkan, dan untuk menanyakan mengapa hal itu terjadi? Hal ini sering menunjukkan masalah organisasi atau area dimana proses perlu ditingkatkan.

Jika Anda mengidentifikasi lebih dari satu alasan di Langkah 3, ulangi proses ini untuk berbagai cabang analisis Anda sampai Anda mencapai akar penyebab masing-masing.

Langkah 6. Mencari Solusi dari Akar Permasalahan

Sekarang setelah Anda mengidentifikasi setidaknya satu akar penyebab sebenarnya, Anda perlu mendiskusikan dan menyetujui tindakan balasan apa yang mencegah masalah berulang.

Langkah 7. Pantau Tindakan Anda

Perhatikan baik-baik seberapa efektif tindakan balasan Anda menghilangkan atau meminimalkan masalah awal. Anda mungkin perlu mengubahnya, atau menggantinya dengan sesuatu yang berbeda. Jika ini terjadi, akan masuk akal untuk mengulangi proses 5 Whys untuk memastikan bahwa Anda telah mengidentifikasi akar permasalahan yang benar.

Poin Utama

Strategi 5 Whys adalah alat sederhana yang efektif untuk mengungkap akar masalah. Anda dapat menggunakannya dalam pemecahan masalah dan inisiatif peningkatan kualitas.

Mulailah dengan masalah dan tanyakan "mengapa" itu terjadi. Pastikan bahwa jawaban Anda didasarkan pada kenyataan, lalu tanyakan "mengapa" lagi. Lanjutkan proses sampai Anda mencapai akar penyebab masalah, dan Anda dapat mengidentifikasi tindakan balasan yang mencegahnya berulang.

Ingatlah bahwa proses tanya jawab ini paling sesuai untuk masalah sederhana sampai yang cukup sulit. Masalah kompleks mungkin mendapat manfaat dari pendekatan yang lebih rinci (walaupun menggunakan 5 Whys masih akan memberi Anda wawasan yang berguna).

Referensi :

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_5W.htm (diakses tangal 24 September 2017)

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis farid saifulloh — Rabu, 11 Oktober 2017 — Add Comment — Umum